Contoh Laporan AJK Program

LAPORAN AHLI JAWATANKUASA INDUK PENGANGKUTAN

PESTA SUKAN DAN PERMAINAN KEBANGSAAN MRSM 2009

TARIKH: 2-6 MEI 2009

TEMPAT :MRSM TUN GHAFAR BABA JASIN MELAKA.

PELAPOR:

HASBI BIN MOHAMED ARIFIN

Pada 3-5 Mei 2009, MRSM TGB telah menjadi tuan rumah untuk Pesta Sukan dan Permainan Super Peringkat Kebangsaan 2009. Pesta ini juga telah menjadikan Sekolah Menengah Teknik Jasin sebagai lokasi pertandingan bola tampar selama tiga hari berturut-turut, bermula 3 hingga 5 Mei 2009, dan gelanggang tenis di Pejabat Tanah dan Daerah Jasin. Sehubungan dengan itu, komiti Pengangkutan bertanggungjawab membawa para atlet ke lokasi permainan mengikut jadual yang telah ditetapkan. Pihak maktab telah mendapatkan bantuan dari bas-bas maktab yang hadir di sekolah. Bas-bas itu adalah seperti di lampiran.

Untuk menyiapkan bas mengambil peserta dari LCCT, komiti telah berhubung dengan MRSM Alor Gajah, Terendak, IKM Jasin, dan KPM Melaka dan masalah perhubungan menjadi rumit apabila hanya satu talian telefon sahaja yang boleh digunakan, iaitu di pentadbiran, dan telefon di jabatan bahasa sedang dibaiki. Oleh itu, komiti harus merancang panggilan telefon yang hendak dibuat untuk mereka. Hasilnya, komiti mendapat bantuan dari KPM Melaka. Pada 2 Mei, bas MRSM Alor Gajah dan sebuah van maktab telah ditugaskan untuk mengambil peserta Tawau dan Kucing dari LCCT dan KLIA. Komiti telah mendapatkan nombor telefon pemandu dan guru untuk melicinkan proses pick-up di lapangan terbang berkenaan. Dimaklumkan KPM Melaka menetapkan RM 600 untuk sekali penghantaran , lalu HEP KoQ memutuskan untuk menyewa bas luar iaitu Bas Sri Dondang untuk membawa pelajar dari Kota Kinabalu (KLIA) ke maktab dan membawa mereka pulang ke LCCT pada 6 Mei 2009. Tempat pemandu bas menginap adalah di blok C bawah, dan komiti sentiasa ke sana untuk memberi makluman awal pergerakan bas kepada pemandu. Komiti juga telah menghantar surat rasmi kepada pihak berkenaan meminta meminjamkan bas, dan tiada sebarang faks dilakukan. Pembayaran kepada pemandu bas adalah diatas cash on delivery, apabila sudah sampai maka wang tunai token RM 100 diberikan kepada pemandu.

Berita untuk membuat trip ke SM Teknik tiba lewat, iaitu kira-kira 2 hari sebelum kejohanan berlangsung, dan ini menyukarkan kerja groundwork untuk menyiapkan jadual bas dan tatacara mengendalikan trip harian tersebut. Oleh itu, komiti telah berbincang dengan pemandu bas untuk menetapkan jadual dan mereka memberikan kerjasama yang memuaskan tanpa banyak kerenah.

2 Mei 2009

Komiti telah mendapatkan bantuan 6 dari 13 sukarelawan bola tampar merangkap komiti pengangkutan untuk menampal tanda arah letak bas, van dan kereta. Didapati parking mencukupi untuk bas yang datang.

Penghantaran pertama telah selamat dan berjaya dilakukan pada hari ini oleh bas MRSM Alor Gajah, dengan membawa peserta dari Tawau dan Kuching dari KLIA, dan LCCT ke MRSM TGB. Dimaklumkan mereka telah singgah di PLUS Seremban untuk makan tengahari sebelum meneruskan perjalanan ke Jasin. Pada sebelah petang jam 5. 30, mereka selamat sampai ke Dataran Cendikiawan, namun agak mengecewakan kerana kontinjen dari Borneo itu tidak mendapat apa-apa sambutan dari pihak tuan rumah, sebelum diarahkan untuk ke asrama.

Pada jam 7.00 hingga 7.30 petang, komiti telah mengadakan perjumpaan bersama kesemua pemandu bas berkenaan untuk mengetahui jumlah bas yang hadir dan menyusun jadual untuk menghantar peserta ke tempat pertandingan.

3 Mei 2009

Jadual telah disediakan dan pada penghantaran pertama iaitu pada pagi Ahad 3 Mei, kelihatan bas tidak mencukupi,. Beberapa kelemahan telah dikenalpasti dan diambil tindakan, iaitu peserta tidak mahu menaiki bas yang telah disediakan oleh komiti, kerana menunggu bas mereka sendiri, penyokong yang tidak disenaraikan telah menaiki bas, dan bas yang belum penuh telah bergerak meninggalkan maktab. Oleh itu penghantaran menjadi lewat, dan 2 trip tambahan telah dibuat oleh bas dari Pengkalan Chepa dan Kuala Terengganu. Pada hari pertama juga komiti telah menghantar 2 pelajar sakit ke klinik dan hospital. Terdapat kelewatan untuk menghantar seorang pelajar sakit ke hospital, kerana masalah komunikasi, dan pelajar tersebut telah dihantar sendiri oleh penyelia asrama. Bas MRSM Beseri telah membuat satu trip untuk mengambil peserta bola tampar yang lewat menghabiskan perlawanan di SM Teknik. Komiti juga telah menyusun semula jadual dengan menambahkan bas yang bertugas, untuk mengelakkan masalah yang sama berulang.

Jangkaan awal bahawa hanya 192 peserta yang akan menaiki bas tidak tepat, kerana jumlah 5 bas tidak lagi mengambilkira jumlah volunteer 13 orang, guru pengiring dan penyokong. Oleh itu, komiti menambah bas dari 5 ke 7 bas untuk setiap trip, dan 8 bas untuk kejohanan akhir bola tampar yang dijadualkan berlangsung pada 5 Mei 2009.

Tiga van ,iaitu van dari MRSM K.Klawang, Kuala Kubu Baharu dan Kuantan bersedia digunakan untuk menghantar pelajar sakit atau peserta. Mereka memberikan kerjasama yang memuaskan walaupun tiada pelajar dari maktab tersebut yang sakit.

4 Mei 2009

Pada 4 Mei 2009, van sekali lagi diperlukan pada saat akhir untuk menghantar pemain tenis di Pejabat Tanah dan Daerah Jasin, satu venue yang dicari pada saat akhir untuk mempercepatkan permainan tenis. Van Kuala Kelawang telah bertugas untuk hari tersebut, dengan membuat trip sebanyak 3 kali pada pukul 8, 10 pagi dan 2.30 petang. Van Kuala Kubu dan Kuantan tidak dapat beroperasi kerana Van KKB dipenuhi barang peserta dan van Kuantan rosak tayarnya. Van itu juga digunakan untuk ke Melaka untuk menyelesaikan masalah bas disaman oleh polis trafik. Cadangan awal ialah meminta surat rayuan dari pihak maktab untuk mengurangkan jumlah saman, tetapi pemandu mengambil keputusan untuk membayar sahaja saman berharga RM 30.

5 Mei 2009

Pada 5 Mei 2009, van Kuantan mengadakan 2 trip ke Pejabat Daerah untuk peserta tenis, van Kuala Kubu Baharu membuat satu trip pada jam 12 tengahari untuk mengambil peserta tenis. Hari ini juga trip pada sebelah petang dibatalkan kerana perlawanan final bola tampar berakhir awal, dan mereka memutuskan untuk melangsungkan permainan akhir pada sebelah pagi sahaja. Komiti juga menerima panggilan dari warden memaklumkan untuk menyediakan 2 bas untuk penyokong pasukan tuan rumah untuk melihat perlawanan bola tampar, tetapi dibatalkan atas sebab yang tidak diketahui, walaupun bas Beseri dan Serting telah dihubungi dan bersedia sejurus menerima arahan komiti. Pada hari ini juga, komiti mendapati bas yang disediakan, iaitu sebanyak 8 bas untuk trip pagi telah keluar, ini menunjukkan penyokong yang memenuhi 3 bas tambahan ke Sekolah Menengah Teknik untuk melihat perlawanan akhir bola tampar. Keputusannya, bola tampar menengah atas dimenangi oleh tuan rumah.

6 Mei 2009

Hari terakhir penghantaran, 6 Mei 2009, bas Seri Dondang tiba lebih awal dari bas KPM, bas Sri Dondang membawa pulang kontinjen dan guru Kota Kinabalu berjumlah 40 orang, dan bas KPM tiba selepas itu agak lewat, dan membawa kontinjen Kuching dan Tawau.

Selepas pesta berakhir, laporan penuh dihantar dan surat penghargaan kepada pihak maktab lain dan AJK kecil pengangkutan dihantar seawal mungkin. Diharapkan kompilasi ini akan dapat membantu komiti pada masa hadapan untuk membuat kerja dengan mengikut panduan yang telah diberikan. Terima kasih.

Kesimpulan.

Satu halangan besar yang timbul ialah tidak ada laporan bertulis dari komiti pesta sukan yang lepas untuk dirujuk, lalu melambatkan proses mencari bas/van. MRSM Kuching, Kota Kinabalu dan Tawau lambat memberikan jumlah peserta, tarikh, masa dan tempat ketibaan mereka ke LCCT atau ke KLIA dengan tepat, lalu menjejaskan proses pemberitahuan kepada pihak pemilik bas tersebut. Surat pemakluman dari MRSM terbabit meminta bas disediakan untuk mengambil mereka pun lewat, mujur pihak maktab telah mengesan masalah ini dan mengambil tindakan yang lebih awal, tanpa menunggu surat dari mereka.

Terdapat sedikit kelemahan yang boleh diabaikan dan dalam penghantaran dan meletak kenderaan, semua berjalan dengan lancar, dan boleh dipertingkatkan lagi dengan kehadiran volunteer yang bersiap sedia menyusun pelajar didalam bas, supaya cukup 40 orang baru bas boleh bergerak. Jika tidak disusun, maka trip akan terpaksa ditambah dan kelewatan pasti berlaku. Jadual yang disusun pada saat akhir diubah beberapa kali, kerana untuk membuat bas mendapat trip yang sama rata, dan mengelakkan bas dari membuat terlalu banyak trip, berbanding bas yang hanya membuat 1 trip sahaja. Kehadiran 3 van amat membantu pihak maktab dalam menghantar pelajar sakit atau peserta tenis. Cuma komiti tidak dapat menguruskan penghantaran guru yang menginap di luar ke maktab dan venue tenis atau bola tampar, kerana tidak mendapat makluman awal, tentang tempat penginapan dan jumlah guru tersebut. Juga, komiti amat berharap dapat membantu guru yang menginap di luar dengan menyediakan mereka pengangkutan untuk ke maktab.

Komiti memikirkan keselamatan pelajar semasa di LCCT atau KLIA, dimana mereka tidak tahu menahu tentang rupa bas atau staf MRSM yang akan mengambil mereka. Mungkin pada masa hadapan makluman awal tentang rupa bas akan dapat diberikan kepada mereka untuk tujuan keselamatan

Antara masalah yang dihadapi ialah nama 13 sukarelawan lalulintas hanya didapati pada hari pertama kejohanan, yang sudah begitu lewat, kerana groundwork, briefing sepatutnya sudah dilaksanakan lebih awal, bukannya sewaktu program telah bermula. Walaupun komiti meminta senarai sukarelawan 2 minggu lebih awal, tetapi masih tidak mendapat feedback yang memuaskan. Oleh itu sukarelawan berasa terpaksa melakukan kerja tambahan di samping kerja menjaga pertandingan volleyball. Juga, kelewatan trip pertama disebabkan sukarelawan tidak memastikan bas penuh dahulu 40 orang sebelum bas bergerak. Selepas itu, komiti memberitahu bahawa mereka bertanggungjawab memastikan bas penuh dahulu sebelum bergerak. Walaupun sudah diberitahu kira-kira 5 komiti bola tampar tiba sangat lewat ke DC untuk menaiki bas, pada 3 Mei 2009, dan mujur van KKB ada , dan bersedia menumpangkan mereka. Jelas volunteer perlukan latihan untuk menjalankan tugas pengangkutan, kerana mereka sendiri tiba lewat  dari peserta.

Diharapkan token dapat diberikan kepada pemandu bas dan van yang telah bekerjasama sepanjang program, selain dari token untuk bas MRSM Alor Gajah dan KPM. Komiti juga perlu menyediakan peta laluan kepada pemandu bas yang akan ke SM Teknik.

Senarai nombor telefon* yang telah digunakan

Nama	No Tel	MRSM
Md Noh (Pemandu) Shahar(Pemandu) Abu Bakar(Pemandu) Cik Mohd Rosdi(Pemandu) Cik Mat(Pemandu) Abg Zainal(Pemandu) Abg Jamil(Pemandu) Basron(Pemandu) Rosli(Pemandu) Cik Mat (Van) Zainal Abidin(Pemandu) Shah(Pemandu) Abg Zahari(Pemandu)	0179191456 0194170089 0197771586 0129383176 0129684838 0199831625 0194788701 0124294899 0134662910 0133403555 0199756335 0192373203 0124506217	Pengkalan Chepa K.Terengganu Kubang Pasu Batu Pahat PDRM Kulim Pasir Tumboh Kuala Krai Kota Putra Pengkalan Hulu Gerik Langkawi Pendang Kuala Klawang Kuantan Kuala Kubu Baru Beseri
Azaman (Komiti)	0176292607	TGB
Izhar Manja(Komiti)	0176448745	TGB
Cikgu Wilson Cikgu Salwa Cikgu Hassan Cik Abu Cik Hahi	0824447439 0134708083 088755213 0136813595 0126374906 0132075772	Kuching Kuching Kota Kinabalu Bas Sri Dondang Bas Alor Gajah

Carta gerakerja cara meminjam bas dari maktab lain.